Condomini al test della privacy, il principio è la non eccedenza

Condominio a norma con la privacy. La recente entrata in vigore del regolamento europeo n. 679/2016 ha infatti ribadito la necessità di un corretto trattamento dei dati personali in ambito condominiale.

Il ruolo dell’amministratore
Poiché, come è noto, il condominio non ha una propria personalità giuridica, come tale distinta da quella dei singoli condomini, risulta impossibile qualificarlo quale titolare del trattamento dei dati personali della compagine condominiale. I singoli condomini, di conseguenza, non possono che essere riconosciuti, reciprocamente, quali contitolari dei predetti dati personali. Questi ultimi, così come condividono tra loro l’utilizzo delle parti comuni dell’edificio, allo stesso modo risultano contitolari del trattamento dei dati che afferiscono al condominio. Ogni condomino ha quindi il diritto di venire a conoscenza e trattare i dati personali degli altri comproprietari, ovviamente per finalità riconducibili alla disciplina dettata dagli artt. 1117 ss. c.c. e dalle relative disposizioni di attuazione.
Più controverso è invece determinare il titolo in base al quale l’amministratore è tenuto a trattare i dati dei condomini. Da un punto di vista di fatto è innegabile che sia proprio quest’ultimo a compiere la maggior parte delle operazioni di trattamento di dati personali relativi alla gestione del condominio. È infatti l’amministratore a redigere, a conservare e a tenere aggiornata l’anagrafe condominiale introdotta dalla legge n. 220/2012 e a utilizzarla per le convocazioni assembleari e per le altre comunicazioni ai condomini. È sempre l’amministratore, in nome e per conto dei condomini, a gestire i rapporti con i terzi, dai fornitori ai dipendenti del condominio, fino alla pubblica amministrazione e all’autorità giudiziaria. Di conseguenza si potrebbe concludere che anche quest’ultimo debba essere a sua volta qualificato come titolare del trattamento. Tuttavia, poiché come è evidente, sussiste una netta differenza di ruolo tra i singoli condomini (tra loro contitolari del trattamento) e l’amministratore (legato a questi ultimi da un rapporto contrattuale di mandato), lo stesso non può che essere qualificato come titolare autonomo e non come contitolare (assieme ai condomini) del trattamento. L’alternativa a tale soluzione sarebbe invece quella di considerare l’amministratore quale responsabile (esterno) del trattamento dei dati. In questo caso l’assemblea dovrebbe allora procedere a deliberare espressamente detto incarico, impartendogli le necessarie istruzioni scritte alle quali lo stesso dovrebbe poi scrupolosamente attenersi.

I dati personali che possono essere trattati
I dati personali che l’amministratore può trattare indipendentemente dal consenso dei condomini interessati sono in primo luogo rappresentati dai rispettivi dati anagrafici, necessari per la gestione e l’amministrazione delle parti comuni, come riassunti nell’anagrafe condominiale introdotta con la riforma del condominio di cui alla legge n. 220/2012. Un discorso a parte va fatto per quanto riguarda l’utilizzo del numero di telefono e dell’indirizzo di posta elettronica dei condomini. Per quanto riguarda il primo, l’Autorità garante ha sempre negato che l’amministratore potesse disporne senza il consenso dell’interessato, qualora lo stesso non risultasse nemmeno dagli elenchi pubblici (circostanza da escludere in ogni caso per quanto riguarda le utenze mobili). Si tratta, tuttavia, di un’informazione di indubbia utilità ai fini della gestione del condominio e nulla vieta di ottenere dai singoli condomini l’autorizzazione all’utilizzo del proprio numero telefonico, per esempio in occasione della compilazione dell’anagrafe condominiale.
In ogni caso, come evidenziato dall’autorità garante, occorre che l’amministratore, nel fare uso del recapito telefonico dei condomini, tenga sempre ben presente il principio di proporzionalità tra i rispettivi e a volte contrastanti interessi della gestione delle parti comuni e della riservatezza dei privati. Così, se può apparire giustificato utilizzare il numero telefonico in casi di necessità e urgenza (per esempio per evitare una situazione di pericolo o di danno incombente), può viceversa risultare eccessivo contattare un condomino per il disbrigo di una pratica di amministrazione per così dire ordinaria. In tutti i casi l’utenza telefonica del condomino non può essere comunicata dall’amministratore a terzi estranei alla compagine condominiale (ivi inclusi i fornitori del condominio). Discorso analogo si può fare per quanto riguarda l’indirizzo di posta elettronica per così dire semplice. La posta elettronica certificata, al contrario, risulta ora da elenchi pubblici e, quel che più rileva, è stata espressamente individuata dal legislatore quale mezzo per l’invio degli avvisi di convocazione delle assemblee condominiali, in alternativa alla raccomandata cartacea, al fax e alla consegna a mani. Per questo motivo si ritiene che l’amministratore, almeno per la finalità di cui alla disposizione or ora citata, sia in ogni caso abilitato a utilizzare detto recapito anche senza il consenso del condomino interessato.
Nei limiti dei principi di pertinenza e di non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento, l’amministratore può inoltre trattare anche i dati sensibili giudiziari dei condomini, qualora gli stessi siano necessari alla gestione del condominio. Si pensi, per esempio, al caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle c.d. barriere architettoniche, che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino diversamente abile, o si debbano acquisire informazioni sui carichi pendenti di persone che potrebbero essere assunte alle dipendenze del condominio, oppure quando si debbano trattare i dati sanitari di terzi estranei alla compagine condominiale che abbiano subito danni nelle parti comuni.

I doveri dell’amministratore
L’amministratore generalmente non fa altro che adempiere a disposizioni di legge o assolvere a obblighi inerenti al mandato ricevuto dall’assemblea condominiale. In relazione a queste attività il più delle volte non occorre che questi raccolga il consenso dei condomini. Trattamenti di questo genere sono infatti sottratti all’obbligo di acquisizione preventiva del consenso, ai sensi dell’art. 6 del regolamento Ue (salvo che si tratti di dati sensibili). Anche se il consenso dei condomini non è generalmente richiesto per lo svolgimento delle attribuzioni proprie dell’amministratore, l’adempimento principale e irrinunciabile nei confronti dei propri amministrati è comunque rappresentato dalla comunicazione dell’informativa di cui all’art. 13 del predetto regolamento. L’informativa può essere fornita ai condomini anche con una comunicazione una tantum, per esempio inserendola nella bacheca condominiale o nel verbale assembleare o sul sito Internet condominiale.
A detti obblighi si aggiungono quelli relativi alla nomina, quali responsabili o incaricati del trattamento, dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali trattati dall’amministratore nello svolgimento del proprio incarico, al riscontro alle istanze di accesso degli interessati e all’adozione delle necessarie misure di sicurezza.

La morosità condominiale
Per combattere il fenomeno della morosità condominiale l’amministratore può essere spinto a cercare soluzioni diverse per costringere i condomini a pagare quanto dovuto. L’Authority ha quindi avuto modo di puntualizzare i seguenti principi. Il trattamento da parte del condominio dei dati relativi alla morosità dei condomini è, sul piano generale, del tutto lecito e può comportare anche una giustificata comunicazione di dati tra i soggetti interessati nell’ambito del condominio; al contrario, il trattamento di dati realizzato per esempio mediante la predetta esposizione in bacheca, così come in altre analoghe forme, relativamente a una presunta situazione di morosità, si pone in contrasto con i principi di pertinenze e di non eccedenza. L’esposizione di dati personali riguardanti i singoli condomini in luoghi aperti al passaggio di soggetti estranei deve invece essere limitata predisponendo correttamente gli avvisi da inserire nella bacheca condominiale.

Articolo tratto da ItaliaOggi

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