Il modello 231 deve codificare l’iter per le segnalazioni di illeciti

Gran parte del dibattito sulla nuova legge dedicata al whistleblowing (la 179/2017) è stato polarizzato dalle questioni ideologiche che la legge pone. È arrivato il momento, però, di chiedersi che cosa debbano fare concretamente le imprese per rispettare la legge, orientando nell’applicazione all’effettiva tutela della trasparenza dei comportamenti, senza alzare i livelli di burocrazia aziendale.
Innanzitutto, va identificato l’ambito di applicazione della nuova norma nel settore privato: è un whistleblower, in base all’articolo 2 della legge, e gode di ampie tutele normative, colui che, operando in un’azienda del settore privato, effettua la segnalazione di un illecito che:
  1. rientra nell’ambito dei reati indicati dal D.Lgs 231/2001;
  2. implica la violazione del Mog (modello di organizzazione ex articolo 6 del D.Lgs 231/2001).
Deve trattarsi di illeciti compiuti nell’interesse e a beneficio dell’azienda. Altri casi di denuncia o segnalazione, palese o anonima che siano, sono al di fuori del perimetro della legge e si muovono in uno spazio di assoluta libertà sia dal lato dell’azienda (che potrà decidere di regolamentare, agevolando o meno, il fenomeno) sia da quello del lavoratore (cui continuano ad applicarsi le regole generali su segreto professionale, obbligo di fedeltà, diffamazione e così via).
Ogni impresa che abbia adottato un Mog 231 dovrà quindi integrarlo, pena l’inefficacia del modello, con le disposizioni sul whistleblowing. Si tratta di attivare almeno una porta d’accesso informatica (ma la legge parla anche di una possibile pluralità di porte) tramite cui un segnalante, non anonimo, presenti una denuncia, con modalità e strumenti tali che la sua identità resti riservata.
Il sistema dovrà essere strutturato in modo da condurre il segnalante a effettuare solo denunce pertinenti – cioè riconducibili alle violazioni del modello 231 – circostanziate e sufficientemente precise da consentire indagini e verifiche non meramente esplorative.
La legge non lo dice, ma lo sottintende abbastanza chiaramente: il segnalante va guidato dalla piattaforma a fare una segnalazione responsabile e che presenti, quanto meno, le caratteristiche del fumus di fondatezza. È sul terreno della corretta specifica costruzione del canale di presentazione della denuncia che si gioca la prima fondamentale possibilità di veicolare alla fase successiva solo fattispecie rilevanti e non pretestuose.
Il modello dovrà individuare il soggetto o i soggetti deputati a ricevere ed esaminare la denuncia, dando poi eventualmente impulso alle indagini, fissando la procedura e, quindi, le modalità dell’esame e dei provvedimenti che ne conseguono: avvio dell’iter disciplinare o archiviazione.
Sulla scelta di questi soggetti la legge non dà indicazioni: sarà logicamente veicolata verso coloro che possono essere individuati come destinatari naturali delle denunce, cioè l’organismo di vigilanza, la funzione del personale o anche un soggetto terzo cui siano affidati l’imparzialità della valutazione sul fumus e le eventuali indagini.
Il modello dovrà identificare anche sanzioni per il segnalante che si riveli millantatore in malafede (agendo con dolo o colpa grave) e che punisca eventuali comportamenti atti a violare il segreto sull’identità del segnalante. È opportuno, infine, che il funzionamento, le finalità e i sistemi di protezione previsti siano illustrati ai dipendenti, all’attivazione della piattaforma e della procedura.I punti chiave della procedura

  1. L’oggetto delle segnalazioni: i dipendenti possono segnalare, a tutela dell’integrità della società, solo illeciti rilevanti in base al D.Lgs 231/2001 (e quindi commessi nell’interesse o a vantaggio dell’impresa) o violazioni del modello di organizzazione e gestione, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte
  2. La forma e il contenuto: le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su fatti precisi e concordanti. Le imprese sono tenute a predisporre canali ad hoc, di cui almeno uno che garantisca, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante in ogni fase del processo. Il whistleblower non può rimanere anonimo.
  3. Chi riceve le segnalazioni: la procedura interna all’azienda deve disciplinare le modalità di gestione delle segnalazioni, identificando le funzioni aziendali competenti a procedere, con la dovuta autonomia e indipendenza, alle attività di analisi e di indagine (Odv, un professionista esterno, una funzione o organismo aziendale)
  4. Le investigazioni: ricevuta una segnalazione è necessario verificarne la fondatezza, anche con richieste di chiarimenti al whistleblower, e fare investigazioni che possono essere svolte dalla funzione di controllo interna o da professionisti esterni.
  5. Le tutele del segnalante: considerata la protezione legale di cui gode il whistleblower, è consigliabile che le procedure interne prevedano meccanismi di controllo preventivo sulle finalità e motivazioni delle iniziative aziendali nei suoi confronti.
  6. Il codice disciplinare: le imprese devono aggiornare il codice disciplinare prevedendo sanzioni per chi viola le tutele del segnalante e per i dipendenti che abbiano presentato una denuncia infondata, ma solo in caso di dolo o colpa grave.

Articolo tratto da Il Sole 24Ore

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