La privacy impone il Registro dei dati nelle aziende con più di 250 dipendenti

Grandi aziende chiamate a redigere il registro del trattamento dei dati. È uno degli adempimenti più importanti previsti dal regolamento europeo per la protezione dei dati personali, in vigore dal 25 maggio. Ma in che cosa consiste il registro e quale è il suo contenuto? Quali sono i soggetti aziendali obbligati a redigerlo e le modalità di aggiornamento?

Il contenuto del registro
Il registro è il documento che contiene le attività di trattamento dei dati, redatto preferibilmente in formato elettronico (ad esempio su un foglio Excel) per facilitarne l’aggiornamento periodico. L’obbligo di tenuta e di aggiornamento grava sulle organizzazioni medio-grandi, ossia quelle con 250 o più dipendenti (articolo 30 del regolamento 679/2016).
Per le più piccole, il Regolamento Ue prevede un’esenzione limitata, stabilendo che queste debbano documentare i trattamenti solo se:

  1. sono suscettibili di comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone;
  2. non sono occasionali;
  3. coinvolgono categorie di dati particolari o dati relativi a condanne penali o dati giudiziari.

Ci sono, infatti, realtà che, sebbene abbiano meno di 250 dipendenti, trattano dati relativi, ad esempio, a clienti o dati personali relativi alle risorse umane, in maniera non occasionale. In questi casi, la non occasionalità del trattamento impone la tenuta del registro.
Il “considerando” 75 del regolamento specifica che i rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche possono derivare da trattamenti di dati personali suscettibili di causare un danno fisico, materiale o immateriale (ad esempio, discriminazioni, furto o usurpazione d’identità). C’è poi un rischio se sono trattati dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o a condanne penali e a reati o alle relative misure di sicurezza. Ancora, c’è un rischio se sono trattati dati personali di persone fisiche vulnerabili, in particolare di minori; se il trattamento riguarda una notevole quantità di dati personali e un vasto numero di interessati.

Le figure aziendali coinvolte
La responsabilità di redigere, aggiornare e tenere correttamente il registro è in capo al titolare del trattamento e al responsabile del trattamento.
Nelle aziende più strutturate e suddivise in dipartimenti, sarà possibile anche delegare uno o più soggetti interni che si occupino della registrazione e dell’aggiornamento di trattamenti specifici relativi alla propria area (ad esempio un modulo trattamenti dell’area marketing).
Le informazioni contenute nel singolo modulo di area potrebbero poi confluire nel registro delle attività di trattamento centralizzato, il cui accesso potrebbe essere consentito solo al titolare del trattamento e al responsabile della protezione dei dati (il Dpo), che, se presente, ha il compito di fornire assistenza nella redazione e di verificare la corretta tenuta dei registri.
Il titolare del trattamento, se la struttura organizzativa è particolarmente complessa, potrebbe anche incaricare con un atto scritto un responsabile della tenuta del registro delle attività di trattamento. Le informazioni contenute nel registro devono essere periodicamente aggiornate per “fotografare” la situazione aziendale relativamente al trattamento dei dati personali. L’aggiornamento, pertanto, è richiesto ogniqualvolta si verifichino rilevanti cambiamenti che incidono sui trattamenti dei dati personali. In altri termini, il registro non è un documento statico, ma dinamico, da aggiornare tutte le volte che ci sono variazioni o modifiche relativamente al trattamento di dati personali. In caso di mancato rispetto degli obblighi di tenuta e aggiornamento del registro, laddove obbligatorio, i titolari responsabili del trattamento potranno subire sanzioni amministrative molto pesanti, per importi fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo.

Articolo tratto da Il Sole 24Ore

La bussola per il registro

I registro deve essere tenuto dal titolare del trattamento dei dati e, se sono presenti, dal contitolare del trattamento o dal rappresentante del titolare del trattamento

Il registro deve contenere:

  1. Il nome e i dati di contatto del responsabile del trattamento dei dati
  2. Le finalità del trattamento, che varieranno a seconda della tipologia di dato, relativi a dipendenti, fornitori e clienti
  3. Le categorie di interessati al trattamento, ad esempio dipendenti, clienti e fornitori
  4. I destinatari della comunicazione dei dati
  5. L’eventuale trasferimento dei dati a Paesi terzi
  6. I termini di cancellazione dei dati
  7. Le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate con l’obiettivo di tutelare i dati

Il registro del trattamento dei dati deve essere tenuto in forma scritta, anche in formato elettronico (in un foglio Word, o Excel)

Il registro deve:

  1. dimostrare che la gestione dei dati è conforme ai principi del regolamento Ue 679/2016
  2. mettere a disposizione i dati necessari alle autorità di controllo

 

Coloro che redigeranno il registro del trattamento dei dati, dovranno fare riferimento per le informazioni necessarie a diversi reparti aziendali:

  1. reparto commerciale
  2. reparto vendite
  3. amministrazione controllo
  4. ufficio risorse umane
  5. reparto IT
  6. reparto sicurezza
  7. reparto marketing

Articoli correlati

Le “autorizzazioni generali” al vaglio del Garante privacy
Sulla tavola della protezione dei dati personali sono state molte le primizie da assaporare negli ultimi tempi: gli strumenti della riforma Ue, comprensiva del regolamento generale e della direttiva per...
Scopri di più
In Gazzetta il riordino delle regole sulla privacy
Il decreto che coordina la vecchia normativa nazionale sulla protezione dei dati personali con il nuovo regolamento sulla privacy entrerà in vigore il prossimo 19 settembre. È l’effetto della pubblicazione...
Scopri di più
Privacy, valutazione fai-da-te
Una valutazione di impatto privacy per tutto. Serve per giustificare l’allungamento del periodo di conservazione dei dati per il marketing e la profilazione della clientela, per la videosorveglianza, per l’istallazione...
Scopri di più
L’evoluzione dei dispositivi di sicurezza nelle PLE
Sono trascorsi ormai 17 anni dalla prima pubblicazione della EN280 (2001) che, con la versione del 2013 e successivamente con la 2015, ha modificato molti aspetti legati alla sicurezza, introducendo...
Scopri di più
I suggerimenti dell’Inail per una alimentazione corretta sui luoghi di lavoro
Le malattie croniche non trasmissibili uccidono nel mondo circa 40 milioni di persone ogni anno (pari al 70% dei decessi), l’86% dei decessi in Europa; sono patologie che di frequente...
Scopri di più
Privacy, bella e impossibile
Se è vero che la gestione dei dati è il petrolio del prossimo futuro, la sua tutela dovrebbe essere una priorità per i legislatori. Invece fa acqua da tutte le...
Scopri di più
Prevenzione avviamento inatteso macchine: la nuova norma EN ISO 14118:2018
La nuova norma UNI EN ISO 14118:2018 sull’avvio inatteso si può quasi definire “il LOTO stile ISO”. Le procedure di lockout/tagout (LOTO) rappresentano la metodologia più diffusa per effettuare l’isolamento...
Scopri di più
Iper-ammortamento, si cambia
L’agevolazione del 250% apre anche a beni che non prendono istruzioni dal sistema informatico di fabbrica. Il requisito, che sembrava fondamentale fino alla pubblicazione della circolare 1° agosto 2018, decade....
Scopri di più
Stress da lavoro: come ricaricare le batterie durante la pausa estiva
Per milioni di italiani le vacanze sono alle porte, per altri sono già passate mentre, per altri ancora, forse non sono mai iniziate. Quel che è certo è che le...
Scopri di più
Testamento privacy sui social
Testamento privacy per i social network: lo prevede il decreto legislativo, approvato definitivamente dal governo l’8 agosto 2018, di armonizzazione del codice della privacy al regolamento Ue sulla protezione dei...
Scopri di più
La privacy impone il Registro dei dati nelle aziende con più di 250 dipendenti
Grandi aziende chiamate a redigere il registro del trattamento dei dati. È uno degli adempimenti più importanti previsti dal regolamento europeo per la protezione dei dati personali, in vigore dal...
Scopri di più
Privacy europea, ingresso soft
Ingresso soft nella privacy europea. Prevista gradualità dell’attività ispettiva sull’adeguamento delle imprese e delle P.A. al Regolamento Ue sulla protezione dei dati 2016/679, operativo dal 25 maggio 2018. A stabilirlo...
Scopri di più
I consigli privacy per le vacanze, droni in spiaggia con cautela
Attenti al drone: non deve diffondere i visi di persone riconoscibili; attenti al wi-fi: se non protetto, carpisce dati sensibili; attenti ai minori: meglio non postare immagini su social network....
Scopri di più
Privacy, dipendenti tracciabili
Tracciabilità dello smartphone possibile, in alcuni casi anche senza consenso; ma con garanzie per i lavoratori e i terzi. È uno degli aspetti che emerge dalla relazione del 2017 del...
Scopri di più
Stop assoluto al rumore dei bar dopo le 23
Immissioni acustiche intollerabili: il giudice può inibire le attività commerciali e l’uso del suolo pubblico. Lo ha chiarito il Tribunale di Como con l’ordinanza del 21 giugno 2018. La controversia...
Scopri di più
Privacy, 140 cyberattacchi al giorno. Denunce di data breach a +500%
A maggio gli attacchi informatici hanno toccato la soglia di 140 al giorno e nell’ultimo mese le comunicazioni di data breach al Garante della privacy sono aumentati di oltre il...
Scopri di più
Linee guida e buone prassi: le misure di sicurezza nell’uso delle scale
Il rischio di caduta dall’alto nei lavori edili rappresenta la modalità di accadimento di infortunio che, con maggiore frequenza, genera infortuni gravi e mortali. E se diverse ricerche attribuiscono alla...
Scopri di più
INAIL: OT 24 – online il nuovo modello per le istanze 2019
L’Inail comunica che è disponibile nella sezione “Moduli e modelli” il nuovo modello OT/24 per le istanze che verranno inoltrate nel 2019. Pubblicato nel portale Inail, il nuovo OT/24 per...
Scopri di più
Come utilizzare in sicurezza una piattaforma nei lavori in quota
Sono molti i fattori di rischio di cui tener conto nell’utilizzo delle piattaforme di lavoro elevabili (PLE): dai rischi di rovesciamento/ribaltamento all’investimento di persone, dalla caduta dall’alto ai rischi di...
Scopri di più
Le verifiche e la sicurezza delle autogrù
Sappiamo che l’articolo 71 del Testo Unico Sicurezza prescrive che le attrezzature di lavoro, elencate nell’allegato VII del TU, devono essere sottoposte a verifiche periodiche volte a valutarne lo stato...
Scopri di più

Utilizziamo i cookie per personalizzare contenuti ed annunci, per fornire funzionalità dei social media e per analizzare il nostro traffico. Condividiamo inoltre informazioni sul modo in cui utilizza il nostro sito con i nostri partner che si occupano di analisi dei dati web, pubblicità e social media, i quali potrebbero combinarle con altre informazioni che ha fornito loro o che hanno raccolto dal suo utilizzo dei loro servizi. Acconsenta ai nostri cookie se continua ad utilizzare il nostro sito web.

cookie policy

Powered by WishList Member - Membership Software

X